11.3.1. При ведении делопроизводства необходимо использовать унифицированную документацию по видам и разновидностям для аналогичных управленческих ситуаций, единые формы документов и стандартное их составление.

11.3.2. К изложению содержания документов предъявляются следующие требования: точность, ясность, последовательность и сжатость.

11.3.3. Документы классифицируются по следующим признакам: специализации, назначению, срочности исполнения, секретности, характеру возникновения, сложности и т. д.

11.3.4. По специализации различают общие и специализированные документы:

общие - это деловые письма, в которых заключены требования, просьбы, распоряжения, сообщения;

специализированные - это предписания, различные акты, протоколы проверки и т.д. Для них составляется постоянная форма на типографских бланках.

11.3.5. По назначению различают следующие документы:

распорядительные - инструкции, приказы, распоряжения, запрещения, разрешения;

исполнительные - отчеты, сводки, докладные записки, справки;

информационные - извещения, сообщения;

претензионные - предписания, претензионные письма, напоминания по претензиям.

11.3.6. По срочности документы бывают:

простые - срок исполнения не указывается (должны быть исполнены в течение 7-10 дней). Если для полного ответа требуется получить какое-либо разъяснение от другого управления, объединения, предприятия или организации, то срок исполнения продлевается до 15 дней;

срочные - указывается срок исполнения;

весьма срочные - выполняются немедленно.

11.3.7. По секретности различают:

документы служебного пользования (ДСП) - ими могут пользоваться все работники отдела (службы) охраны труда;

секретные документы - ими могут пользоваться только адресат и исполнитель;

совершенно секретные документы - с ними знакомится только адресат.

11.3.8. По характеру возникновения документы делятся на:

внутренние - создаются в самом отделе охраны труда, других подразделениях предприятия;

внешние - поступившие из других управлений, объединений, предприятий или организаций.

11.3.9. По сложности документы подразделяются на:

простые, в которых содержатся и предполагаются решения только данного вопроса;

сложные, в которых содержится несколько вопросов.

11.3.10. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот отдела (службы) охраны труда.

11.3.11. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

прохождение документов должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным.

11.3.12. По окончании делопроизводственного года проводится отбор документов, которые подлежат включению в опись.