ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

11.1.1. Делопроизводство отдела (службы) охраны труда организуется на основе Единой государственной системы делопроизводства (основных положений), одобренной Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике (постановление № 435 от 4.09.1973 г.), и следующих ГОСТов:

ГОСТ 6.38-72. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения.

ГОСТ 6.39-72. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец.

ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы.

ГОСТ 17914-72. Обложки для длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.

ГОСТ 7.3-77. Оригиналы текстовые, авторские и издательские.

11.1.2. Делопроизводство отдела (службы) охраны труда организуется в соответствии с общим порядком документирования и организации делопроизводства в управлениях, объединениях, на предприятиях и в организациях с учетом специфики работы по охране труда, предусмотренной всеми разделами ЕСУОТ ГП.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЛУЖБ ОХРАНЫ ТРУДА

11.2.1. В целях правильного формирования дел производится классификация документов. Классификация закрепляется в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел с указанием сроков их хранения (см. прил. 11.1).

11.2.2. Основными принципами построения номенклатуры дел являются единство в подходе к учету, систематизации, применение индексации документов, стабильность индексов дел.

11.2.3. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел.

11.2.4. В процессе группировки документов проверяется правильность их оформления - наличие подписей, даты, индекса, заверительной подписи, отметок "В дело №..." и т. п. Каждое дело должно содержать не более 250 листов.

11.2.5. Расположение документов внутри дел производится в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, индексации и т. п.